1. INTRODUCCIÓN
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y las compañías con las que se tiene convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A. TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA), se compromete a proteger la privacidad y los derechos de los individuos en relación con el tratamiento de los datos personales.
Esta política identifica que las siguientes áreas y unidades de negocio como responsables de capturar y realizar tratamiento sobre los datos personales de las personas naturales de los Servicio al Cliente y Mercadeo, Ventas Corporativas, Compras, Comercial, Gestión Humana, Seguridad, Gerencia General, Afiliados y cualquier otro tipo de persona que interactúe con COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, se ajusta conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables en materia de protección de datos personales.
Esta política identifica que las siguientes áreas y unidades de negocio como responsables de capturar y realizar tratamiento sobre los datos personales de las personas naturales de los Servicio al Cliente y Mercadeo, Ventas Corporativas, Compras, Comercial, Gestión Humana, Seguridad, Gerencia General, Afiliados y cualquier otro tipo de persona que interactúe con COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, se ajusta conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables en materia de protección de datos personales.
2. OBJETIVO
El propósito de la política es la de garantizar que los datos personales sean recolectados, almacenados, procesados, utilizados, grabados y divulgados de manera legal, justa y transparente, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente y la protección de la privacidad de los titulares de los datos, y ser responsables del tratamiento asegurando el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
En ningún caso las áreas responsables podrán capturar y realizar algún tipo de tratamiento a los datos sensibles del titular de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, entendiendo por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Las áreas y unidades de negocio responsables del tratamiento deben garantizar, la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
En ningún caso las áreas responsables podrán capturar y realizar algún tipo de tratamiento a los datos sensibles del titular de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, entendiendo por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Las áreas y unidades de negocio responsables del tratamiento deben garantizar, la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política aplica a todas las áreas y unidades de negocio de COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y las compañías con las que se tiene convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA), las cuales son responsables del tratamiento, almacenaje y procesamiento de los datos usados de manera legal, justa y transparente, según lo establecido en Ley 1581 de 2012, también incluye, pero no limitándose a, datos relacionados con los empleados, Clientes, proveedores, contratistas, y cualquier otra persona que proporcione datos personales en el contexto de los servicios de Mantenimiento de Vehículos, Desinfección y Control de Plagas, Centro de lubricación, Almacén y lavado.
4. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y las compañías con las que se tiene convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), adoptará los siguientes principios en el tratamiento de los datos personales:
- Licitud, Lealtad y Transparencia: Los datos personales serán recolectados de forma legal, justa y transparente. Se informará a los titulares sobre el uso de sus datos antes de recolectarlos.
- Limitación de la Finalidad: Los datos personales solo serán recolectados para fines específicos, explícitos y legítimos, y no serán procesados de manera incompatible con dichos fines.
- Minimización de los Datos: La Empresa solo recolectará los datos personales necesarios para cumplir con el propósito para el cual se han recolectado.
- Exactitud: Los datos personales serán precisos y actualizados, y se tomarán medidas razonables para garantizar su corrección. Limitación del Plazo de Conservación: Los datos personales se mantendrán solo durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Integridad y Confidencialidad: Los datos personales serán tratados de manera segura, protegiéndolos contra el acceso no autorizado, la divulgación, alteración o destrucción.
5. RECOLECCIÓN Y USO DE DATOS PERSONALES
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y las compañías con las que se tiene convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), podrá recolectar y procesar los siguientes tipos de datos personales:
- Datos de identificación personal: nombre, apellidos, dirección, número de documento de identidad.
- Datos de contacto: teléfono, dirección de correo electrónico.
- Datos financieros: información relacionada con la prestación de los Servicios Mantenimiento de Vehículos, Desinfección y Control de Plagas, Centro de lubricación, Almacén, lavado, pagos, transacciones y facturación electrónica.
- Datos de Fotos y/o Videos: La recolección de fotos y/o videos, en el CCTV de las instalaciones de la Empresa, usando los principios de Legalidad, Finalidad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Libertad y Seguridad.
6. AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES
Las áreas responsables del tratamiento solicitan al titular la autorización previa para capturar y dar tratamiento a sus datos personales e informarle:
El tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes de supresión de datos personales y eliminar el registro en las bases de datos es de 30 días hábiles.
Las áreas responsables del tratamiento deben conservar la solicitud de supresión de los datos de un titular.
- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
- Los derechos que le asisten como titular de acuerdo al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
El tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes de supresión de datos personales y eliminar el registro en las bases de datos es de 30 días hábiles.
Las áreas responsables del tratamiento deben conservar la solicitud de supresión de los datos de un titular.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Acceder a sus datos personales y obtener copia de los mismos.
- Rectificar los datos personales que sean inexactos o estén incompletos.
- Suprimir sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los cuales fueron recolectados o si revocan sin su consentimiento.
- Oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos legítimos, cuando sea aplicable.
- Solicitar la portabilidad de los datos en caso de que el tratamiento se realice de forma automatizada y bajo el consentimiento expreso del titular.
8. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA), implementaron medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la alteración, divulgación o destrucción.
Estas medidas incluyen:
Estas medidas incluyen:
- Uso de cifrado en la transmisión de datos sensibles.
- Restricción de acceso a los datos solo a personal autorizado.
- Formación continua del personal en materia de protección de datos personales.
9. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA), podrá transferir datos personales a terceros, tales como proveedores de servicios externos o autoridades competentes, siempre que dicha transferencia cumpla con los requisitos legales según el Artículo 26 de la ley 1581 de 2012 y los derechos de los titulares de los datos sean garantizados. En ningún caso se permitirá la transferencia de datos a países fuera de la jurisdicción que no ofrezcan un nivel adecuado de protección de datos.
10. CUMPLIMIENTO NORMATIVO
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA), cumplirá con todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos personales, tales como la Ley de Protección de Datos Personales y cualquier otra normativa vigente.
11. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), se reserva el derecho de enmendar, modificar o retirar cualquier parte de su contenido en cualquier momento y cuando se trate de cambios sustanciales, a esta Política de Protección de Datos Personales. Cualquier cambio será comunicado oportunamente a los titulares de los datos a través de los canales establecidos por COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”.
12. CONTACTO
Para cualquier consulta, solicitud o inquietud relacionada con el tratamiento de datos personales, de los titulare de COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), han establecido que el titular de los datos personales, podrán interponer un reclamo frente a la información contenida en nuestras bases de datos o un incumplimiento de los deberes establecidos en la ley, a través de la opción CONTÁCTENOS ubicada en nuestra página web www.coinsumosltda.co, o al correo servicioalciente@flotalamacarena.com o mediante un escrito dirigido al área de Servicio al Cliente y/o al Oficial de Protección de Datos, Correo: protecciondedatos@coinsumosltda.com, en la dirección de la oficina ubicada en la Calle 127 A Nro. 53 A 45 Centro Empresarial Colpatria Torre 2 Oficina 201, o en la oficina del Edificio del Terminal de Transporte de Bogotá: Diagonal 23 N 69 – 60, piso 4 oficina 405, adjuntando copia de la cédula de ciudadanía.
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), han establecido que en los casos que los titulares no puedan realizar un reclamo, la persona autorizada deberá aportar un documento que soporte el parentesco con el titular del requerimiento y/o autorización registrada del titular, de lo contrario no se podrá dar trámite al reclamo.
En caso que el titular o sus causahabientes presenten un reclamo a través de los medios anteriormente mencionados, Servicio al Cliente debe direccionarlo a las áreas responsables del tratamiento de la información, en un tiempo máximo de 2 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y debe informarle al titular la situación de cómo va el caso.
En caso que el titular interponga una queja por medio escrito, la Recepcionista de COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, debe direccionarla al área de Servicio al Cliente o al Oficial de Protección de Datos en un tiempo máximo de 2 día hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y Servicio al Cliente deberá incorporarla en la herramienta en un tiempo máximo de 2 días hábiles.
Las áreas responsables del tratamiento de la información, deben verificar que la reclamación contenga toda la información exigida en la ley (identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos que quiera hacer valer) o de lo contrario debe contactar al titular o al causahabiente dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo, para que complemente la información y sea tramitada.
En caso que el titular o su causahabiente no complemente la información transcurridos sesenta (60) días desde la fecha de la reclamación, se entenderá que esta ha sido desistida y el área responsable del tratamiento de la información deberá informarle a Servicio al Cliente para que finalice la reclamación en el sistema.
Una vez recibido el reclamo con la información completa, el responsable del área encargada del tratamiento de la información, debe incluir en la base de datos una leyenda de “Reclamo en Trámite” y el motivo del reclamo en un término no mayor a 2 días hábiles. El responsable debe enviar la respuesta a la reclamación del titular o a su causahabiente a Servicio al Cliente para que este la envíe por el medio que él haya solicitado.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. La información del titular que se encuentra en trámite de reclamación no debe ser usada por ningún responsable o encargado de tratamiento en COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA).
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento de datos, deben insertar en la base de datos la leyenda de “Información en Discusión Judicial”, una vez COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), hayan sido notificadas por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con el tratamiento de datos personales.
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento de datos personales, deben abstenerse de circular la información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo sea ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
En caso que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), identifique un riesgo a la vulneración de los derechos fundamentales del titular, podrá solicitar a COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), el bloqueo temporal de los datos por lo cual los responsables de estos deberán garantizar que se efectúe esta acción de manera inmediata.
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento de los datos personales deben brindar toda la información que requiera la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), para el ejercicio efectivo de sus funciones.
COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), han establecido que en los casos que los titulares no puedan realizar un reclamo, la persona autorizada deberá aportar un documento que soporte el parentesco con el titular del requerimiento y/o autorización registrada del titular, de lo contrario no se podrá dar trámite al reclamo.
En caso que el titular o sus causahabientes presenten un reclamo a través de los medios anteriormente mencionados, Servicio al Cliente debe direccionarlo a las áreas responsables del tratamiento de la información, en un tiempo máximo de 2 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y debe informarle al titular la situación de cómo va el caso.
En caso que el titular interponga una queja por medio escrito, la Recepcionista de COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, debe direccionarla al área de Servicio al Cliente o al Oficial de Protección de Datos en un tiempo máximo de 2 día hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y Servicio al Cliente deberá incorporarla en la herramienta en un tiempo máximo de 2 días hábiles.
Las áreas responsables del tratamiento de la información, deben verificar que la reclamación contenga toda la información exigida en la ley (identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos que quiera hacer valer) o de lo contrario debe contactar al titular o al causahabiente dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo, para que complemente la información y sea tramitada.
En caso que el titular o su causahabiente no complemente la información transcurridos sesenta (60) días desde la fecha de la reclamación, se entenderá que esta ha sido desistida y el área responsable del tratamiento de la información deberá informarle a Servicio al Cliente para que finalice la reclamación en el sistema.
Una vez recibido el reclamo con la información completa, el responsable del área encargada del tratamiento de la información, debe incluir en la base de datos una leyenda de “Reclamo en Trámite” y el motivo del reclamo en un término no mayor a 2 días hábiles. El responsable debe enviar la respuesta a la reclamación del titular o a su causahabiente a Servicio al Cliente para que este la envíe por el medio que él haya solicitado.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. La información del titular que se encuentra en trámite de reclamación no debe ser usada por ningún responsable o encargado de tratamiento en COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA).
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento de datos, deben insertar en la base de datos la leyenda de “Información en Discusión Judicial”, una vez COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), hayan sido notificadas por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con el tratamiento de datos personales.
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento de datos personales, deben abstenerse de circular la información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo sea ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
En caso que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), identifique un riesgo a la vulneración de los derechos fundamentales del titular, podrá solicitar a COMERCIALIZADORA DE INSUMOS PARA EL TRANSPORTES LTDA “COINSUMOS LTDA”, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (FLOTA LA MACARENA S.A., TRANSMULTIMAC LTDA Y COLOMBIA TRAVEL LTDA), el bloqueo temporal de los datos por lo cual los responsables de estos deberán garantizar que se efectúe esta acción de manera inmediata.
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento de los datos personales deben brindar toda la información que requiera la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), para el ejercicio efectivo de sus funciones.
13. VIGENCIA
Esta política de Privacidad entra en vigor a partir de la fecha de su publicación, reemplazando las versiones anteriores de la Política que hayan sido publicadas.