GENERALIDADES
Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA), han identificado a las siguientes áreas y unidades de negocio como responsables de capturar y realizar tratamiento sobre los datos personales de personas naturales: Servicio al Cliente y Mercadeo, Ventas Corporativas y Turismo, Carga, Compras, Comercial, Gestión Humana, Negocios Propios, Gerencia General y Afiliados.
Las áreas y unidades de negocio responsables del tratamiento deben garantizar que la información del titular sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En ningún caso los responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Las áreas y unidades de negocio responsables del tratamiento deben garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
Las áreas y unidades de negocio responsables del tratamiento deben asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
En ningún caso las áreas responsables podrán capturar y realizar algún tipo de tratamiento a los datos sensibles del titular de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, entendiendo por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
En caso que alguna de las áreas responsables decida entregar, compartir o vender las bases de datos con otras entidades, debe asegurarse que cuenta con la autorización de los titulares para realizar esta acción y debe llevar registro de los datos transferidos y a la entidad a la que se transfirieron. El receptor de estas bases de datos solo podrá utilizar la información para los propósitos que se encuentren en el ámbito de la autorización otorgada por el titular de los datos.
En ningún caso las áreas responsables del tratamiento podrán circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y solo cuando se cuente con la autorización de los titulares de los datos.
El área Informática y Tecnología así como Servicio al Cliente y Mercadeo de Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA), deben asegurar que los datos personales de personas naturales salvo información pública (nombre, número de cédula de ciudadanía o datos del registro mercantil) no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación y comunicación, de acuerdo al principio de acceso y circulación restringida establecida en la Ley 1581 de 2012.
El área de Informática y Tecnología de Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) debe conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El área de Informática y Tecnología de Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) debe informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Los funcionarios que laboren en las áreas responsables de Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) deberán firmar un acuerdo de confiabilidad.
AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES
Las áreas responsables del tratamiento deben solicitar al titular la autorización previa para capturar y dar tratamiento a sus datos personales e informarle:
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
Los derechos que le asisten como titular de acuerdo al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
En el caso que un titular que no esté registrado en las bases de datos de Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) y no dé la autorización del uso de sus datos, las áreas responsables del tratamiento no podrán capturar la información del titular.
En el caso que un titular registrado en las bases de datos de Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) no dé la autorización del uso de sus datos, el área responsable del mismo debe pedirle al titular que envíe una solicitud formal a servicio al cliente para la supresión de sus datos, indicando el medio por el cual quiere obtener la respuesta a su solicitud e informarle el tiempo que se demora el proceso. El área responsable debe dar respuesta a la solicitud y eliminar el registro de la base de datos en el tiempo establecido.
El tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes de supresión de datos personales y eliminar el registro en las bases de datos es de 30 días hábiles.
Las áreas responsables del tratamiento están en la obligación de conservar indefinidamente la autorización otorgada por el titular por el medio que consideren pertinente y entregar una copia de este documento en el caso que sea solicitado por el titular o por sus causahabientes.
Las áreas responsables del tratamiento deben conservar y proteger la autorización de uso de los datos de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la compañía para el manejo de los registros en el marco del sistema de Gestión de Calidad.
Las áreas responsables del tratamiento deben conservar la solicitud de supresión de los datos de un titular.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las áreas responsables del tratamiento deben garantizar el derecho del titular o de sus causahabientes a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
En ningún caso las áreas responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de los datos sin la autorización del titular.
En ningún caso las áreas responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública (nombre y datos del registro civil) bajo la respectiva aprobación de su representante.
A partir de la Resolución 666 que expidió el Ministerio de Salud donde se establecen protocolos generales de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia en todas las actividades económicas sociales, Las áreas y unidades de negocio responsables del cumplimiento de los protocolos de Bioseguridad podrán capturar y realizar algún tipo de tratamiento a los datos sensibles del titular de acuerdo a la normatividad vigente tales como la toma de temperatura, y preguntas relacionadas con su estado de salud, dirección de residencia y dirección de destino como insumo para estudios de cerco epidemiológico para las autoridades que así lo requieran.
CONSULTAS
Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) han establecido que el titular o sus causahabientes podrán solicitar la consulta de la información personal que reposa en las bases de datos de las empresas, a través de la opción de CONTACTENOS ubicada en la página web de Flota La Macarena, el correo
[email protected] o mediante un escrito dirigido al área de Servicio al Cliente a la dirección Dg 23 N 69 – 60 , piso 4 of. 405 adjuntando copia de la cédula de ciudadanía.
Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) han establecido que en los casos que los causahabientes del titular realicen la solicitud de consulta de la información que reposa en las bases de datos de las empresas, se debe solicitar un documento que soporte el parentesco con el titular de lo contrario no se podrá dar trámite a la solicitud.
En caso que el titular o sus causahabientes realicen la solicitud de consulta a través de “Contáctenos” o del correo de servicio al cliente, el Auxiliar de Servicio al Cliente debe direccionarla a las áreas responsables del tratamiento en un tiempo máximo de 2 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
En caso que el titular o sus causahabientes realicen la solicitud de consulta por medio escrito, la Recepcionista debe direccionarla al área de Servicio al Cliente en un tiempo máximo de 2 día hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y el Auxiliar de Servicio al Cliente deberá incorporarla en la herramienta en un tiempo máximo de 2 días hábiles.
Las áreas responsables del tratamiento deben suministrar al titular o a sus causahabientes la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular y/o el uso que se le ha dado a sus datos a través de la Consola de Servicios Web en un término máximo de 9 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma y debe ser enviada mediante el medio que haya requerido el titular.
Las áreas responsables del tratamiento deben mantener los registros de las solicitudes y de las respuestas dadas a los titulares o causahabientes.
En caso que no se pueda atender la consulta en el tiempo establecido, las áreas responsables del tratamiento deben informar al titular o al causahabiente los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS
Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) han establecido que el titular o sus causahabientes podrán interponer un reclamo frente a la información contenida en la base de datos o un incumplimiento de los deberes establecidos en la ley, a través de la opción CONTACTENOS ubicada en nuestra página web, el correo
[email protected] o mediante un escrito dirigido al área de Servicio al Cliente a la dirección de la oficina ubicada en el Edificio de Oficinas de la Terminal de Transporte de Bogotá : Dg 23 N 69 – 60 , piso 4 of. 405 adjuntando copia de la cédula de ciudadanía.
Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) han establecido que en los casos que los causahabientes del titular realicen un reclamo, debe aportar un documento que soporte el parentesco con el titular de lo contrario no se podrá dar trámite al reclamo.
En caso que el titular o sus causahabientes presenten un reclamo a través de los medios anteriormente mencionados, el Auxiliar de Servicio al Cliente debe direccionarlo a las áreas responsables del tratamiento en un tiempo máximo de 2 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y debe informarle la situación al responsable.
En caso que el titular o sus causahabientes interpongan una queja por medio escrito, la Recepcionista debe direccionarla al área de Servicio al Cliente en un tiempo máximo de 2 día hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y el Auxiliar de Servicio al Cliente deberá incorporarla en la herramienta en un tiempo máximo de 2 días hábiles.
Las áreas responsables del tratamiento deben verificar que la reclamación contenga toda la información exigida en la ley (identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos que quiera hacer valer) o de lo contrario debe contactar al titular o al causahabiente dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que complemente la información y sea tramitada.
En caso que el titular o su causahabiente no complemente la información transcurridos sesenta (60) días desde la fecha de la reclamación se entenderá que esta ha sido desistida y el área responsable del tratamiento deberá informarle al Auxiliar de Servicio al Cliente para que finalice la reclamación en el sistema.
Una vez recibido el reclamo con la información completa, el responsable del área encargada del tratamiento debe incluir en la base de datos una leyenda de “Reclamo en Trámite” y el motivo del reclamo en un término no mayor a 2 días hábiles.
El responsable debe enviar la respuesta a la reclamación del titular o a su causahabiente al Auxiliar de Servicio al Cliente para que este la envíe por el medio que él haya solicitado.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo La información del titular que se encuentra en trámite de reclamación no debe ser usada por ningún responsable o encargado de tratamiento en Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA).
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento deben insertar en la base de datos la leyenda de “Información en Discusión Judicial”, una vez Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) hayan sido notificadas por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con el tratamiento de datos personales.
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento deben abstenerse de circular la información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo sea ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
En caso que la Superintendencia de Industria y Comercio identifique un riesgo a la vulneración de los derechos fundamentales del titular, podrá solicitar a Flota La Macarena S.A, y nuestras compañías con las que tenemos convenios y/o contratos de colaboración empresarial, (COLOMBIA TRAVEL TOURS LTDA, TRANSMULTIMAC LTDA Y COINSUMOS LTDA) el bloqueo temporal de los datos por lo cual los responsables de estos deberán garantizar que se efectúe esta acción de manera inmediata.
Los responsables de las áreas encargadas del tratamiento de los datos personales deben brindar toda la información que requiera la Superintendencia de Industria y Comercio para el ejercicio efectivo de sus funciones.
